Consulenti, tre consigli per delegare con successo

Articolo a cura di Beatrice Cicala

Consulente tuttofare e workaholic, forse è arrivato il momento di delegare qualcosa.
La mancanza di tempo è deleteria, soprattutto quando vorremmo concentrarci sullo sviluppo del business per crescere di portafoglio.

Molti dei Consulenti che si rivolgono a me sono stanchi e oberati di lavoro. Abituati a fare tutto da soli, spesso sacrificando la propria salute, la famiglia e il tempo libero. S’innesca il circolo improduttivo: faccio tutto da solo – non ho tempo – non cresco – non guadagno di più – non posso delegare – faccio tutto da solo ..

Uscirne si può, se decido di investire in un collaboratore, in un’assistente [magari che già pago in ufficio], o in un’assistente virtuale.

Ma attenzione! E’ un attimo mettersi nei casini e fare peggio.
Ho una lunghissima lista di Consulenti Finanziari che hanno provato a prendere un’assistente riscontrando un completo fallimento. E mi dispiace, ma non era colpa dell’assistente o del collaboratore.

E’ colpa dell’impreparazione alla gestione di persone e della disorganizzazione personale. 

A difesa dei Consulenti, va detto però, che nessuno ha mai insegnato loro a lavorare in team o a gestire il personale, quindi le resistenze nell’inserire un’altra persona nella vostra vita professionale, sono comprensibili, esattamente come il “guarda, faccio da solo che faccio prima”.

La delega è un processo, che come tutte le cose, ha bisogno di tempo. Non solo.
Per essere efficace ha bisogno prima della tua preparazione personale, poi di selezionare una risorsa.

In questo articolo voglio darti tre consigli per imparare a delegare con efficacia e finalmente inserire con successo un’assistente o un collaboratore nella tua azienda, che possa davvero sollevarti dal lavoro e farti guadagnare tempo per concentrarti sullo sviluppo del tuo business.

1. Inizia a scrivere le tue procedure.Qualsiasi azione del tuo business è trascrivibile in una procedura.
   Ogni azienda che si rispetti ha un manuale d’istruzioni e tu sei un’azienda.

   Dal mattino, quando apri la tua agenda [spero elettronica] e inizi la tua giornata lavorativa, dovresti iniziare a prendere appunti sulle procedure della tua azienda.

   Esempio: apro l’agenda – vedo chi è il primo cliente – entro nel gestionale – apro la sua posizione – controllo i dati – stampo i dati – valuto un paio di investimenti possibili – preparo la modulistica cartacea – metto tutto nella cartellina – vado dal cliente – faccio l’appuntamento – torno dal cliente – mi metto alla scrivania – apro la cartellina – evado le pratiche – faccio la copia cliente – consegno per la spedizione – archivio tutto.

   Questa è la procedura dell’appuntamento tipo.
   Da qui, ogni passaggio apre una sottoprocedura per entrare nel dettaglio di tutte le sfumature possibili. Se penso alla preparazione della modulistica, ad esempio, m’immagino di dover valutare se possibile farla in digitale, se ci sono i presupposti per farla in digitale [check anagrafica], se non fosse possibile, controllare l’edizione della modulistica cartacea etc..

   Se iniziate a scrivere il manuale delle vostre procedure, chiunque arriva nella vostra azienda potrà dal giorno 1 prendere in mano il lavoro senza fare troppe domande.

2. Inizia a usare un’agenda elettronica nella quale segnare tutti i tuoi impegni e spostamenti, anche privati.Un errore gravissimo è quello di non tracciare ogni nostro movimento sull’agenda.
   A prescindere dall’avere uno staff o meno. Tracciare le attività è la base della gestione del tempo.

   Se non sappiamo dove se ne va a finire il nostro tempo, non saremo mai in grado di delegare.
   Ogni fine mese, l’agenda andrebbe presa in mano e analizzata nel dettaglio.
   Se ho la situazione sotto controllo, bene. Se non ho la situazione sotto controllo, posso proprio scordarmelo uno staff che lavora per me.
   
   Un collaboratore DEVE sapere in ogni momento dove sei, con chi sei, cosa fai. In questo modo potrà lavorare con tranquillità durante i tuoi impegni, fissarti in agenda appuntamenti e call negli spazi dedicati, rispettando i tuoi tempi, i tuoi impegni famigliari e organizzando gli spostamenti con criterio geografico, ad esempio.

   Fantascienza? No, organizzazione.

3. Il primo investimento è la formazione dei tuoi collaboratori.

Sai perché non deleghi?
Perchè pensi che queste persone non sappiano fare il lavoro bene come lo fai tu. Che senza di te andrà tutto a rotoli, che ci metteranno il doppio del tempo e probabilmente saranno fatti anche dei casini. Beh, hai ragione.

Questo succede perché lo staff non sa, non è formato, non è aggiornato.
Non è abituato a essere proattivo al lavoro, ma piuttosto aspetta che gli sia dato qualcosa da fare. Tutto questo è la conseguenza della mancata crescita professionale dei tuoi collaboratori.

Investi in formazione, prima di tutto, allora si che potrai iniziare a delegare.
La delega scatta nel momento in cui senti di poterti fidare. Quando tre su tre, attività delegate, sono state eseguite con successo senza intoppi, anche meglio di come le avresti fatte tu.

Una persona formata e competente, con mano il suo manuale di procedure, con la tua agenda elettronica di fronte è un carro armato. Smazza tutto al posto tuo, prepara in anticipo gli appuntamenti, farà tutti i check necessari avvertendoti prima se manca qualcosa.

Eccolo che scatta quel sorriso sul tuo viso, ecco che finalmente ti sei sentito sollevato, ecco che non sei più solo. Ed è una sensazione bellissima!